10. Buchhaltung

Modul: Buchhaltung. In jedem Tarif enthalten.

Das Modul ist das Grundbuch Ihres Unternehmens im Sinne der GoBD: eine fortlaufende, lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Es ersetzt nicht Ihren Steuerberater — es liefert ihm sauber vorbereitete Daten und Ihnen jederzeit den Überblick.

Wie Buchungen entstehen

Drei Wege führen in das Journal:

1. Aus einer Rechnung — Buchhaltung → Aus Rechnung. Wählen Sie eine oder mehrere Ihrer Ausgangsrechnungen aus. Die Plattform bildet den Buchungssatz, gruppiert die Positionen nach Steuersatz und ordnet die passenden Konten zu.
2. Aus einem Beleg — aus dem Scanner. Eine Eingangsrechnung oder ein Kassenbeleg wird als Aufwand gebucht; gebucht wird genau das, was Sie im Scanner bestätigt haben.
3. Von Hand — für alles, was keinen Beleg in der Plattform hat.

Der Buchungssatz

Ein Buchungssatz ist die doppelte Erfassung eines Vorgangs: Soll an Haben. Die Plattform legt für jeden vorkommenden Steuersatz eine eigene Zeile an — ein Supermarktbeleg mit 7 % und 19 % ergibt zwei Zeilen, weil jeder Satz sein eigenes Konto braucht.

Beispiel einer Ausgangsrechnung über 1.000 € netto zu 19 %:

Konto	Soll	Haben
1400 Forderungen	1.190,00
8400 Erlöse 19 % USt		1.000,00
Umsatzsteuer 19 %		190,00

Die Kontonummern kommen aus Ihrem Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und ergeben sich aus der Steuerkategorie, die Sie in der Rechnung gewählt haben.

Entwurf und Festschreibung

Status	Was möglich ist
Entwurf	frei bearbeitbar und löschbar
Festgeschrieben	unveränderlich — nur noch per Storno korrigierbar
Storniert	durch einen Storno aufgehoben, bleibt sichtbar
Stornobuchung	die Gegenbuchung selbst

Mit Festschreiben machen Sie eine Buchung endgültig. Das ist keine technische Marotte, sondern § 146 Abs. 4 AO: der ursprüngliche Inhalt einer Buchung muss feststellbar bleiben. Deshalb wird nach dem Festschreiben nichts mehr überschrieben.

Storno erzeugt eine neue Buchung mit denselben Konten und negativen Beträgen (Generalumkehr — die DATEV-Form der Stornobuchung). Beide Buchungen bleiben im Journal und sind miteinander verknüpft — man sieht, dass korrigiert wurde, wann, und wie es vorher aussah. Genau das will die Prüfung sehen.

Aus dem Scanner übernommene Buchungen tragen ihren Beleg: die gleichnamige Schaltfläche im Journal öffnet das archivierte Original.

Der Zahlungsstand bleibt auch nach dem Festschreiben änderbar: eine Rechnung kann Monate später bezahlt werden, und das ist keine Änderung des Buchungssatzes.

Wichtig

Die Buchungsnummern sind pro Unternehmen und Geschäftsjahr lückenlos. Die Nummer wird innerhalb derselben Transaktion vergeben wie die Buchung selbst, damit auch bei gleichzeitigem Arbeiten keine Lücke entsteht. Eine Lücke im Journal ist das erste, worauf eine Betriebsprüfung schaut.

Auswertungen

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Buchhaltung → UStVA. Für ein Jahr, wahlweise für einen Monat:

• steuerpflichtige Umsätze, aufgeteilt nach Steuersatz
• Umsatzsteuer (was Sie eingenommen haben)
• Vorsteuer (was Sie gezahlt haben)
• Zahllast — die Differenz, also der Betrag an das Finanzamt

Berücksichtigt werden ausschließlich festgeschriebene Buchungen und Stornos.

Offene Posten

Buchhaltung → Offene Posten (OPOS). Alle festgeschriebenen Buchungen, die nicht vollständig bezahlt sind, mit Tagen über Fälligkeit. Getrennt nach

• Forderungen — was Ihre Kunden Ihnen schulden,
• Verbindlichkeiten — was Sie Ihren Lieferanten schulden,

und dem Saldo daraus. Diese Liste ist Ihr Mahnwesen von Hand und Ihre Liquiditätsvorschau in einem.

DATEV-Export

Buchhaltung → DATEV-Export. Erzeugt einen Buchungsstapel im EXTF-Format, den Ihr Steuerberater in DATEV importiert. Eine Zeile pro Buchungszeile, mit Belegdatum, Belegfeld, Buchungstext, Konto und Gegenkonto.

Tipp

Soll Ihr Steuerberater sich den Stapel selbst holen, statt ihn zugeschickt zu bekommen: laden Sie ihn als Auditor ein und geben ihm über Rechte auf seiner Zeile zusätzlich Buchhaltung → Liste und Buchhaltung → Export. Er kann dann lesen und exportieren, aber nichts buchen und nichts stornieren.

Hinweis

Das Feld BU-Schlüssel bleibt absichtlich leer. Die verwendeten Konten sind Automatikkonten, die ihren Steuersatz bereits mitbringen (8400 = Erlöse 19 % USt). Ein zusätzlicher Steuerschlüssel würde beim Import dazu führen, dass die Umsatzsteuer zweimal gerechnet wird.

Praktischer Monatsablauf

1. Rechnungen schreiben und versenden — laufend.
2. Belege scannen, sobald sie anfallen — nicht sammeln.
3. Am Monatsende Kontoauszug einlesen oder Bankabruf laufen lassen, eindeutige Treffer bestätigen.
4. Aus Rechnung für alle noch nicht gebuchten Ausgangsrechnungen.
5. Journal durchsehen, dann festschreiben.
6. UStVA aufrufen, Zahllast an das Finanzamt melden.
7. DATEV-Export an den Steuerberater.