11. Auswertungen

Modul: Auswertungen. In jedem Tarif enthalten.

Das Modul beantwortet die Fragen, die zwischen zwei Rechnungen entstehen: Womit verdienen wir Geld? Wer zahlt pünktlich? Was ist am Monatsende übrig? Sie öffnen es über Auswertungen in der Seitenleiste, wählen links den Bericht und oben den Zeitraum.

Zwei Grundlagen — und warum das wichtig ist

Jeder Bericht sagt in seiner Kopfzeile, worauf er beruht. Es gibt zwei Grundlagen, und sie liefern absichtlich unterschiedliche Zahlen:

Grundlage	Zählt	Berichte
Gebuchte Belege	nur was in der Buchhaltung festgeschrieben ist	BWA, GuV/EÜR, Summen- und Saldenliste, Kontenblatt, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Offene Posten
Gestellte Rechnungen	jede ausgestellte Rechnung, gebucht oder nicht	Umsatz, Zahlungsverhalten, Auftragsbestand

Wichtig

Eine Rechnung, die Sie geschrieben, aber noch nicht gebucht haben, erscheint im Umsatz und nicht in der BWA. Das ist kein Fehler, sondern der Unterschied zwischen „verkauft" und „verbucht". Wenn zwei Zahlen nicht zusammenpassen, ist fast immer das die Erklärung.

Alle Beträge sind Nettobeträge, also ohne Umsatzsteuer. So sind die Zahlen untereinander vergleichbar, unabhängig vom Steuersatz. (Ausnahme: die Offenen Posten rechnen brutto — offen ist, was tatsächlich noch zu zahlen ist.)

Als Zeitraum wählen Sie Jahr, Quartal, Monat — oder Zeitraum mit freiem Von-bis-Datum.

Vertrieb

Umsatz

Vier Ansichten desselben Umsatzes:

Ansicht	Zeigt
nach Monat	Verlauf über das Jahr, mit dem Vorjahr als zweiter Balkenreihe
nach Quartal	dasselbe, gröber
nach Kunde	Rangliste: Umsatz, offene Forderungen, durchschnittliche Zahlungsdauer, Anteil
nach Artikel	welche Produkte und Leistungen tatsächlich Umsatz bringen

Bei nach Artikel stehen frei getippte Positionen unter manuell. Sie zählen mit — sie haben ja Geld gebracht — sind aber als solche erkennbar.

Zahlungsverhalten

Oben die Zahlungsdauer Ihrer bezahlten Rechnungen (Durchschnitt, schnellste, langsamste), darunter die offenen Beträge nach Fälligkeit gestaffelt: nicht fällig, 1–30, 31–60, 61–90, über 90 Tage.

Das ist die Grundlage für die Entscheidung, wen Sie anrufen und wo das Mahnwesen laufen sollte.

Auftragsbestand

Angebote und Auftragsbestätigungen, aus denen noch keine Rechnung geworden ist. Umgewandelte Belege stehen nicht darin — die sind bereits Rechnung.

Finanzen

BWA — die betriebswirtschaftliche Auswertung

Die BWA folgt dem Zeilenaufbau der DATEV-Standardform (BWA-Form 01, „Kurzfristige Erfolgsrechnung") und rechnet in Stufen vom Umsatz zum Ergebnis:

Umsatzerlöse + Bestandsveränderung + Eigenleistungen

= Gesamtleistung − Material-/Wareneinkauf = Rohertrag − Personal-, Raum-, Kfz-, Werbe-, Reparatur-, Abschreibungs- und sonstige Kosten = Betriebsergebnis − Neutraler Aufwand (Zinsaufwand, Sonstiges)

• Neutraler Ertrag (Zinserträge, Sonstiges) = Ergebnis vor Steuern − Steuern vom Einkommen und Ertrag = Vorläufiges Ergebnis

Die Spalte % GL setzt jede Zeile ins Verhältnis zur Gesamtleistung — die Kennzahl, mit der eine BWA gelesen wird (Gesamtleistung = 100). Mit Vorjahr vergleichen erscheint zusätzlich der Vorjahreswert und die prozentuale Veränderung.

Welche Kosten in welche Zeile fallen, ergibt sich aus dem Konto der Buchung — also aus Ihrem Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04). Buchungen auf Konten, die keiner Zeile zugeordnet sind, erscheinen als Nicht zugeordnet, damit kein Betrag unbemerkt verschwindet.

Hinweis

Die BWA ist eine Analyse, keine Gewinnermittlung. Sie zeigt die Richtung — der Jahresabschluss macht sie amtlich.

GuV und EÜR

Dieselben Buchungen, zwei Betrachtungsweisen:

• GuV rechnet nach Rechnungsdatum — der Umsatz zählt, wenn Sie die Rechnung geschrieben haben.
• EÜR rechnet nach Zahlungsdatum — es zählt nur, was tatsächlich geflossen ist (§ 4 Abs. 3 EStG).

Wenn Ihre EÜR leer aussieht, obwohl Rechnungen gebucht sind: es ist noch nichts bezahlt. Genau das ist die Aussage.

Summen- und Saldenliste

Jedes Konto mit Soll und Haben — einmal für den gewählten Zeitraum, einmal kumuliert seit Jahresbeginn, dazu der Saldo. Die Beträge stehen in DATEV-Konvention: das Erlös- oder Aufwandskonto netto, die Umsatzsteuer auf ihrem eigenen Steuerkonto, das Forderungs- oder Verbindlichkeitskonto brutto. Ein Storno hebt seine Originalbuchung Konto für Konto auf.

Am Ende steht die Probe: Summe Soll muss gleich Summe Haben sein, die Differenz muss null sein. Ist sie es nicht, stimmt etwas in der Buchhaltung nicht.

Hinweis

Die Liste führt Bewegungen, keine Eröffnungsbilanzwerte — einen Jahresabschluss ersetzt sie nicht.

Kontenblatt

Ein Klick auf eine Zeile der Summen- und Saldenliste öffnet ihr Kontenblatt: jede Buchung dieses Kontos mit Datum, Beleg, Gegenkonto und laufendem Saldo — der Weg von der Zahl zurück zu den Buchungen dahinter. Genau diese Nachvollziehbarkeit („Kontenfunktion") erwarten die GoBD von einer Buchführung. Das Konto lässt sich auch direkt eintippen.

Umsatzsteuer-Voranmeldung und Offene Posten

Beide kennen Sie aus der Buchhaltung — hier stehen sie noch einmal, weil man sie unter Auswertungen sucht. Es sind dieselben Zahlen, nicht zweite Fassungen.

Die Voranmeldung rechnet je Monat oder Quartal — das Quartal ist für die meisten kleinen Unternehmen der Voranmeldungszeitraum. Jede Zeile trägt die Kennzahl des amtlichen Formulars (81 für 19 %, 86 für 7 %, 66 für die Vorsteuer, 41/43/48 für steuerfreie Umsätze je nach Grund), sodass sich die Beträge direkt in ELSTER übertragen lassen. Die Offenen Posten zeigen Forderungen und Verbindlichkeiten — brutto, wie sie zu zahlen sind.

Liquidität

Cashflow

Ein- und Ausgänge Ihres Kontos, Monat für Monat, aus den eingelesenen Kontoauszügen — plus die Summe dessen, was aus offenen Rechnungen noch erwartet wird.

Ausgeben

Drei Wege, jeweils für den Bericht und den Zeitraum, den Sie gerade sehen:

Weg	Ergebnis
CSV	Datei für Excel — Semikolon getrennt, Komma als Dezimalzeichen, Umlaute korrekt
PDF	fertiges Blatt zum Weitergeben
Drucken	Druckansicht ohne Menüs; Ihr Browser macht daraus ein PDF

Jede Ausgabe trägt Titel, Zeitraum und Grundlage im Kopf — auch außerhalb der Plattform bleibt erkennbar, was das Blatt zeigt.

Wichtig

Umsatzsteuer-Voranmeldung und EÜR bereiten wir vor, wir übermitteln sie nicht. Beide sind seit Jahren elektronisch abzugeben — die Voranmeldung seit 2013, die Anlage EÜR seit 2018 (§ 60 Abs. 4 EStDV). Die Abgabe läuft über ELSTER oder Ihre Steuerkanzlei; von uns kommen die Zahlen dafür.

Wer darf was

Zugriffsebene	Auswertungen ansehen	Exportieren
Inhaber, Admin	✓	✓
Power User, Standardbenutzer	✓	✓
Auditor (Steuerberater)	✓	✓
Gast	—	—

Der Auditor ist die Rolle für Ihre Steuerkanzlei: alles lesen, BWA und Summen- und Saldenliste mitnehmen, nichts verändern.