17. Häufige Fragen und kurze Wege
Wo finde ich …?
| Ich möchte … | Weg |
|---|---|
| dieses Handbuch öffnen | Seitenleiste unten Handbuch, oder Profilmenü, oder ? in der Kopfzeile |
| eine Rechnung schreiben | Rechnungen → + Neue Rechnung |
| sehen, welcher Kunde am meisten Umsatz bringt | Auswertungen → Umsatz → nach Kunde |
| sehen, wer zu spät zahlt | Auswertungen → Zahlungsverhalten |
| eine BWA für den Steuerberater | Auswertungen → BWA → PDF |
| die Summen- und Saldenliste prüfen | Auswertungen → Summen- und Saldenliste |
| ein Angebot schreiben | Angebote → + Neu, Belegart Angebot |
| aus einem Angebot eine Rechnung machen | Angebote → Zeile → In Rechnung umwandeln |
| die nächste Rechnungsnummer sehen | Regeln → Nummerierung |
| das Nummernformat ändern | Regeln → Nummerierung |
| eine XRechnung erzeugen | Rechnungsseite → E-Rechnung exportieren |
| eine fremde E-Rechnung prüfen | E-Rechnung → Prüfen |
| eine Rechnung per E-Mail senden | Rechnungsseite → Per E-Mail senden |
| eine Rechnung als Brief senden | Rechnungsseite → Per Brief senden (Zusatzoption) |
| an eine Behörde senden | XRechnung erzeugen, dann Per PEPPOL senden (Zusatzoption) |
| sehen, ob der Kunde die Rechnung geöffnet hat | Rechnungsseite → Verlauf → Angesehen |
| die ausgestellte PDF-Datei wiederfinden | Rechnungsseite → Archiv |
| einen Kontoauszug einlesen | Banking → Import |
| mein Bankkonto verbinden | Banking → Bankverbindung |
| eine Zahlung einer Rechnung zuordnen | Banking → Zeile → Zuordnen, dann Bestätigen |
| die Umsatzsteuer-Voranmeldung sehen | Buchhaltung → UStVA |
| die offenen Posten sehen | Buchhaltung → Offene Posten |
| Daten für den Steuerberater ausgeben | Buchhaltung → DATEV-Export |
| eine Buchung korrigieren | Buchhaltung → Zeile → Storno |
| einen Beleg fotografieren und erfassen | Scannen |
| eine Kollegin einladen | Benutzerverwaltung → Per E-Mail einladen |
| die Zugriffsebene einer Person ändern | Benutzerverwaltung → Zeile → Bearbeiten |
| einer Person ein einzelnes Recht geben oder nehmen | Benutzerverwaltung → Zeile → Rechte |
| das Unternehmen übergeben | Benutzerverwaltung → Zeile → Zum Inhaber machen |
| sehen, wer was geändert hat | Aktivitätslog |
| Firmenanschrift, USt-IdNr. oder IBAN ändern | Unternehmen → Bearbeiten |
| das Logo ändern | Unternehmen → Bearbeiten |
| eine zweite Firma anlegen | Unternehmen → + Neu |
| zwischen Firmen wechseln | Firmenumschalter oben rechts |
| den Tarif wechseln | Abrechnung |
| die Kreditkarte für das Abo ändern | Abrechnung → Abo verwalten |
| Kartenzahlung für meine Rechnungen anbieten | Abrechnung → Kartenzahlung |
| das Layout meiner Rechnung ändern | Designer (ab Business) |
| die Sprache umstellen | Sprachumschalter oben rechts |
Häufige Fragen
Ich habe kein Passwort erhalten. Prüfen Sie den Spam-Ordner. Der Aktivierungslink ist sieben Tage gültig; danach oder bei Verlust kann Ihre Administration ihn erneut senden — in der Benutzerverwaltung über Bearbeiten auf Ihrer Zeile. Für den Inhaber selbst übernimmt das der Support.
Ein Modul fehlt in meiner Seitenleiste. Zwei mögliche Gründe: Ihr Tarif enthält es nicht (siehe Modulreferenz), oder Ihre Zugriffsebene erlaubt es nicht. Der Inhaber Ihres Unternehmens sieht unter Abrechnung, was freigeschaltet ist, und in der Benutzerverwaltung Ihre Ebene.
Kann ich eine ausgestellte Rechnung noch ändern? Kleinigkeiten wie eine Bemerkung ja. Beträge und Positionen sollten Sie nach dem Versand nicht mehr anfassen — schreiben Sie stattdessen eine Korrektur- oder Stornorechnung. Was schon verbucht ist, wird in der Buchhaltung storniert, nicht gelöscht.
Kann ich eine Rechnungsnummer erneut verwenden? Nein. Eine Nummer wird innerhalb Ihres Unternehmens genau einmal vergeben — das ist § 14 UStG. Gelöschte Rechnungen geben ihre Nummer nicht zurück.
Wie schreibe ich eine Rechnung ohne Umsatzsteuer? Als Kleinunternehmer: Unternehmen → Bearbeiten → Kleinunternehmer nach § 19 UStG aktivieren. Für den Einzelfall (z. B. innergemeinschaftliche Lieferung) wählen Sie die passende Steuerkategorie und setzen den Steuersatz der Positionen auf 0 %.
Der Kunde sagt, die E-Rechnung sei abgelehnt worden. Sehen Sie in den Prüfbericht beim Export. Die häufigste Ursache bei Behörden ist eine fehlende Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz, gefolgt von einem fehlenden Fälligkeitsdatum.
Meine Zahlung wurde nicht automatisch zugeordnet. Die automatische Zuordnung braucht Betrag und Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Fehlt eines davon, erscheint die Buchung als Vorschlag oder ohne Zuordnung — ordnen Sie sie über Zuordnen selbst zu. Ein Tipp an Ihre Kunden: die Rechnungsnummer in den Verwendungszweck schreiben.
Warum steht bei „Bezahlt" ein anderes Datum als heute? Es ist das Wertstellungsdatum der Bank, also der Tag, an dem das Geld wirksam wurde — nicht der Tag, an dem Sie die Zuordnung bestätigt haben. Für die Buchhaltung ist das der richtige Tag.
Können mehrere Personen gleichzeitig Rechnungen schreiben? Ja. Die Nummernvergabe ist gegen Gleichzeitigkeit gesichert: jede erhält eine eigene Nummer, es entstehen keine Doppelungen und keine Lücken.
Sieht ein Mitglied die Daten meiner anderen Firma? Nein. Jede Person sieht ausschließlich Unternehmen, in denen sie Mitglied ist, und ausschließlich deren Daten.
Wer kann das Aktivitätslog lesen? Inhaber, Unternehmens-Admin und Auditor. Es lässt sich filtern und als CSV exportieren.
Wo liegen meine Dokumente? Auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland, nicht bei einem Cloud-Anbieter. Beim Versand per Brief oder PEPPOL wird die Datei an den jeweiligen Dienstleister übergeben — das ist der Versand selbst.
Was passiert bei einer Kündigung mit meinen Daten? Sie bleiben erhalten. Abgeschaltet werden die Module, die der Tarif gewährt hat. Ein neues Abonnement schaltet sie wieder frei.
Und wenn etwas nicht funktioniert
Notieren Sie sich drei Dinge, dann geht die Klärung schnell:
- Ihren Firmennamen und die betroffene Belegnummer
- die Uhrzeit des Vorfalls
- die genaue Meldung, die Sie gesehen haben
Damit findet der Support den Vorgang im Aktivitätslog und in den Systemaufzeichnungen eindeutig wieder.
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