7. Eingangsrechnungen

Die Pflicht, die schon gilt

Über den Versand von E-Rechnungen wird viel geschrieben, über den Empfang zu wenig. Dabei ist die Reihenfolge umgekehrt: E-Rechnungen empfangen zu können, ist seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen Pflicht — ohne Ausnahme, ohne Umsatzgrenze, auch für Kleinunternehmer. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, beginnt erst 2027 (bei über 800.000 Euro Vorjahres- umsatz) beziehungsweise 2028 für alle.

Dieses Modul ist für die Seite, die schon gilt.

Was hier ankommt

Es gibt eine einzige Schaltfläche für alles: Rechnung hochladen. Dahinter liegt kein Formular, sondern eine Weiche.

• Eine XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei wird gelesen. Die Beträge stehen im Dokument; nichts wird geraten. Anschließend wird sie gegen das amtliche Regelwerk geprüft, und Sie sehen das Ergebnis.
• Ein normales PDF oder ein Foto kann nur interpretiert werden. Die Erkennung liefert einen Vorschlag, und die Rechnung wird ausdrücklich als „Nicht prüfbar" gekennzeichnet — denn was nicht strukturiert vorliegt, kann auch nicht formal geprüft werden.

Diesen Unterschied blendet die Software nicht weg. Eine gelesene Rechnung und eine geratene sehen verschieden aus, weil sie verschieden verlässlich sind.

Am Handy können Sie die Kamera direkt verwenden: die Schaltfläche bietet auf Mobilgeräten die Kamera an.

Der Weg einer Rechnung

Entwurf ──▶ In Prüfung ──▶ [Erstfreigabe ──▶] Freigegeben ──▶ Gebucht
              └──▶ Abgelehnt ──▶ Entwurf

Entwurf — angekommen, noch nicht zur Freigabe gegeben. Nur hier lässt sich eine Rechnung noch löschen.

In Prüfung — jemand muss entscheiden. Wer Freigeben darf, ist eine eigene Berechtigung: Rechnungen erfassen und das Unternehmen zur Zahlung verpflichten sind zwei verschiedene Dinge.

Freigegeben — die Rechnung darf gebucht werden.

Gebucht — es existiert ein Journaleintrag. Ab hier erscheint die Rechnung in UStVA, OPOS, BWA, SuSa und im DATEV-Export, ohne dass Sie dort etwas tun müssen. Eine gebuchte Rechnung wird nicht mehr gelöscht, sondern in der Buchhaltung storniert.

Abgelehnt — mit Begründung, immer. Ohne Begründung nimmt die Software die Ablehnung nicht an, denn Ihr Lieferant wird fragen, woran es lag.

Vier-Augen-Prinzip

Auf Wunsch braucht eine Rechnung ab einem bestimmten Betrag zwei Freigaben von zwei verschiedenen Personen. Standardmäßig ist das aus, weil ein Ein-Personen-Betrieb sonst seine eigenen Rechnungen nicht freigeben könnte.

Was geprüft wird

Über der Rechnung stehen die Auffälligkeiten, nicht darunter. Wer an einer geänderten Bankverbindung vorbeiscrollt, ist vom Aufbau der Seite im Stich gelassen worden.

Geänderte IBAN. Nennt eine Rechnung ein Konto, von dem dieser Lieferant noch nie abgerechnet hat, wird sie markiert und die Buchung blockiert, bis jemand das Konto bestätigt. Die Freigabe wird nicht blockiert — die freigebende Person ist genau die, die den Hinweis sehen muss. Bei der ersten Rechnung eines neuen Lieferanten passiert nichts: es gibt nichts, dem sie widersprechen könnte.

Bestätigen Sie eine Bankverbindung erst, wenn Sie sie telefonisch mit dem Lieferanten abgeglichen haben — und über eine Nummer, die Sie schon kannten, nicht über die auf der Rechnung.

Ungültige USt-IdNr. Die Nummer wird nach dem Format ihres Landes und, bei deutschen Nummern, nach der Prüfziffer geprüft. „DE123" ist keine USt-IdNr.

Ausländisches Konto bei inländischem Lieferanten. Ein Hinweis, kein Vorwurf.

Formfehler. Bei strukturierten Rechnungen das Ergebnis der amtlichen Prüfung. Das ist keine Förmlichkeit: nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 berechtigt nur eine ordnungsgemäße E-Rechnung zum Vorsteuerabzug.

Lieferanten

Das Gegenstück zu den Kunden. Jeder Lieferant hat Stammdaten, ein Kreditorenkonto und — der eigentliche Punkt — eine Historie aller Bankverbindungen, von denen je abgerechnet wurde.

Ohne diese Historie wäre jede Rechnung für sich zu beurteilen, und genau so funktionieren umgeleitete Zahlungen. Jede Bestätigung und jede Sperrung einer Bankverbindung landet mit Namen und Zeitpunkt im Aktivitätslog.

Lieferanten werden nicht automatisch angelegt. Ein aus Texterkennung befülltes Kreditorenverzeichnis ist nach einem Monat unbrauchbar; stattdessen schlägt die Software eine Zuordnung vor und Sie bestätigen sie.

Erfassungsprotokoll

Jedes ankommende Dokument erhält einen Eintrag in einer fortlaufenden Kette, in der jeder Eintrag den vorherigen mit einer Prüfsumme festhält. Eine nachträgliche Änderung bricht die Kette an einer Stelle, die jeder finden kann.

Das ist die Voraussetzung, unter der die GoBD das ersetzende Scannen erlauben: Papieroriginale dürfen nach ordnungsgemäßer bildlicher Erfassung vernichtet werden, wenn das Verfahren nachweisbar ist. Bitte beachten Sie, dass dafür zusätzlich eine Verfahrensdokumentation vorliegen muss, bevor Sie Originale vernichten.

Nicht vernichtet werden dürfen unter anderem Jahresabschlüsse, notariell beurkundete Dokumente und Zollunterlagen.

Aufbewahrung

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, § 147 AO), gerechnet ab dem Ende des Jahres der Ausstellung. Bei einer E-Rechnung zählt der strukturierte Datensatz — die XML-Datei, nicht der Ausdruck. Genau diese Datei wird hier archiviert, unverändert, so wie sie angekommen ist.