5. Rechnungen

Modul: Rechnungen. In jedem Tarif enthalten.

Eine Rechnung schreiben

Rechnungen → + Neue Rechnung.

1. Kunde — auswählen oder eintippen. Ausgewählte Kunden bringen ihre strukturierte Anschrift und USt-IdNr. mit, was für die E-Rechnung wichtig ist.
2. Datum und Fälligkeit. Das Fälligkeitsdatum ist nicht bloß Zierde: das Mahnwesen und die Liste der offenen Posten rechnen damit, und die E-Rechnung verlangt es, sobald ein Betrag offen ist.
3. Steuerkategorie — das Erlöskonto aus Ihrem Kontenrahmen. Es bestimmt Steuersatz und Umsatzsteuerkategorie.
4. Positionen — aus dem Katalog oder frei. Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz je Position.
5. Optional: Bemerkungen, Unterschrift, Leitweg-ID des Empfängers (Feld Käuferreferenz), Rechnungsart.
6. Speichern. Die Rechnung erhält ihre fortlaufende Nummer und ist damit ausgestellt.

Wichtig

Der Steuersatz gehört an die Position, nicht an die Rechnung. So kann eine Rechnung 19 % und 7 % mischen, und die E-Rechnung wie die Buchhaltung bilden das korrekt ab. Der Standardsatz aus dem Firmenprofil greift nur, wenn eine Position keinen eigenen Satz trägt.

Die Nummer

Die Nummer kommt aus dem Nummernkreis und wird atomar vergeben. Das Feld im Formular zeigt die nächste freie Nummer als Vorschlag. Tragen Sie dort bewusst eine andere Nummer ein, wird sie übernommen, muss aber innerhalb Ihres Unternehmens eindeutig sein — andernfalls lehnt die Plattform das Speichern ab.

PDF ansehen und herunterladen

Auf der Rechnungsseite:

• Vorschau öffnet die PDF-Datei in einem neuen Tab.
• PDF herunterladen speichert sie lokal.

Beides wird aus Ihrer Vorlage erzeugt, also mit Ihrem Layout, Ihrem Logo und Ihren Farben. Es gibt kein zweites, abweichendes Rechnungslayout im Hintergrund: Vorschau, Download, E-Mail-Anhang und E-Rechnung stammen aus derselben Quelle.

Archiv

Jede ausgegebene Datei wird archiviert: die gerenderte PDF-Datei, die XRechnung-XML und die ZUGFeRD-PDF. Das Archiv ist anfügend — eine erneute Ausgabe legt eine neue Fassung dazu und überschreibt die alte nie.

Der Grund ist § 147 AO und die GoBD: Ihr Archiv muss den Beleg so zurückgeben, wie er ausgestellt wurde, nicht wie er sich heute rendern würde. Hätten Sie zwischenzeitlich Ihre Vorlage geändert, wäre eine Neuausgabe ein anderes Dokument.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Seit 2025 sind es acht statt zehn Jahre. Bei einer E-Rechnung zählt der strukturierte Datensatz — die XML-Datei, nicht der Ausdruck.

Sie finden das Archiv als Karte auf der Rechnungsseite; jede Zeile lässt sich einzeln herunterladen.

QR-Codes

Auf der Rechnungsseite gibt es zwei QR-Codes, umschaltbar:

• Zahlen (Girocode) — der EPC-Code nach EPC069-12. Der Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App und hat eine vorbereitete SEPA-Überweisung mit Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck vor sich. Voraussetzung: IBAN im Firmenprofil und ein Betrag größer null.
• Info — eine lesbare Zusammenfassung: Rechnungsnummer, Firma, Empfänger, Datum, Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag.

Beide nennen denselben Gesamtbetrag.

Der Verlauf

Die Karte Verlauf auf der Rechnungsseite ist die Sendungsverfolgung der Rechnung. Sie führt zusammen, was die Rechnung selbst nicht wissen kann:

Eintrag	Wann er entsteht
Erstellt	beim Anlegen
Finalisiert	bei der Nummernvergabe
E-Mail versendet	beim Versand, mit der Empfängeradresse
Angesehen	wenn die Zahlungsseite zum ersten Mal geöffnet wird
Zahlungserinnerung / Mahnung	vom Mahnlauf
Brief eingereicht / versendet / zugestellt / unzustellbar	vom Briefdienstleister
PEPPOL eingereicht / gesendet / zugestellt / angenommen / abgelehnt	vom Zugangsnetz
Bezahlt	wenn ein Zahlungseingang zugeordnet und bestätigt wurde, mit dem Wertstellungsdatum der Bank

Grün heißt erledigt, gelb bedeutet Erinnerung oder Mahnung, rot heißt Problem.

Tipp

Angesehen ist im Gespräch mit einem Kunden nützlich: Sie sehen, dass die Zahlungsseite geöffnet wurde. Es ist keine Lesebestätigung der E-Mail, sondern der Nachweis, dass der Link benutzt wurde.

Bearbeiten und löschen

Rechnungen bleiben nach der Ausstellung bearbeitbar — für Tippfehler in Bemerkungen oder eine nachgetragene Käuferreferenz. Beträge und Positionen sollten Sie nach dem Versand nicht mehr ändern; korrigieren Sie stattdessen mit einer Storno- oder Korrekturrechnung, damit Beleg und Buchhaltung übereinstimmen.

Löschen ist nur im Entwurf möglich. Eine abgeschlossene Rechnung trägt eine fortlaufende Nummer und unterliegt der Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO) — sie wird in der Buchhaltung storniert, nie gelöscht. Mit einem gelöschten Entwurf verschwinden auch seine archivierten Probedrucke.

Vorlagen und Designer

• Vorlagen (jeder Tarif) — die Liste Ihrer Layouts. Die Standardvorlage im deutschen Format ist von Anfang an vorhanden.
• Designer (ab Business) — der visuelle Editor: Sie ziehen Textfelder, Tabellen, Logo, QR-Code und Unterschriftsfeld auf eine Seite in Millimetermaßen und binden Platzhalter wie {{invoice.number}} oder {{seller.iban}} ein.
• Rechnung → Vorlage (ab Business) — laden Sie eine bestehende PDF-Rechnung hoch, und die Plattform baut daraus eine Designer-Vorlage nach: Positionen, Schriften, Farben und Logo werden aus dem Dokument selbst gelesen.

Hinweis

Vorlagen sind DIN-5008-taugliches Layout. Wer per Brief versenden will, sollte das Adressfenster nicht verschieben — der Briefdienstleister prüft die Lage des Anschriftenfelds und weist Sendungen zurück, deren Adresse außerhalb liegt.