12. Team und Rechte

Modul: Benutzerverwaltung. In jedem Tarif enthalten. Sichtbar für Inhaber und Unternehmens-Admins.

Das Modell in drei Sätzen

• Eine Person ist ein Konto mit einer E-Mail-Adresse. Es gibt sie genau einmal, auch wenn sie in mehreren Unternehmen mitarbeitet.
• Eine Mitgliedschaft verbindet die Person mit einem Unternehmen und trägt ihre Zugriffsebene dort. Dieselbe Person kann in Firma A Inhaber und in Firma B Gast sein.
• Die Inhaberschaft ist eine eigene Eigenschaft, keine Rolle. Es gibt pro Unternehmen genau einen Inhaber, und er wird übertragen, nicht zugewiesen.

RBAC in Klartext

RBAC heißt rollenbasierte Zugriffssteuerung. Sie vergeben eine Rolle, und die Rolle weiß bereits, was erlaubt ist. Sie setzen also nicht fünfzig Häkchen pro Person.

Die Rolle wirkt an drei Stellen gleichzeitig, und zwar mit demselben Ergebnis:

1. In der Seitenleiste erscheinen nur erlaubte Module.
2. Auf den Seiten sind unerlaubte Aktionen ausgegraut.
3. Im Server wird eine unerlaubte Anfrage abgewiesen — auch wenn jemand die Adresse direkt eintippt.

Die sechs Zugriffsebenen

Ebene	Darf im Kern
Unternehmens-Inhaber	alles, einschließlich Unternehmen löschen und Inhaberschaft übertragen
Unternehmens-Admin	alles außer der Inhaberschaft: Mitglieder, Einstellungen, alle Module
Power User	Belege und Stammdaten anlegen und bearbeiten, E-Rechnungen erzeugen und prüfen, Vorlagen bearbeiten, Nummernkreise pflegen. Kein Löschen von Stammdaten, keine Teamverwaltung.
Standardbenutzer	mit Rechnungen, Kunden, Produkten und Leistungen arbeiten, einschließlich löschen und finalisieren. Keine Teamverwaltung, kein Aktivitätslog.
Auditor	nur lesen über alle Geschäftsdaten, zusätzlich Zugriff auf das Aktivitätslog und E-Rechnungsprüfung
Gast	nur lesen, und nur Rechnungen und Angebote

Tipp

Für eine Aushilfe, die nur Rechnungen schreiben soll, ist Standardbenutzer richtig. Für den Steuerberater ist Auditor der Ausgangspunkt: er liest alle Geschäftsdaten und das Aktivitätslog, ohne etwas ändern zu können.

Wichtig

Der Auditor sieht in der Voreinstellung die Buchhaltung nicht. Wenn Ihr Steuerberater das Buchungsjournal, die UStVA oder den DATEV-Export braucht, geben Sie ihm über Rechte auf seiner Zeile zusätzlich Buchhaltung → Liste und Buchhaltung → Export — beides lesend, ohne Buchen oder Stornieren. Der Abschnitt Einzelne Rechte abweichend vergeben weiter unten zeigt, wie das geht.

Jemanden hinzufügen

Es gibt zwei Wege, und der Unterschied liegt darin, wer das Passwort setzt.

Weg A — Per E-Mail einladen (empfohlen)

Benutzerverwaltung → Per E-Mail einladen. E-Mail-Adresse eintragen, Zugriffsebene wählen, senden.

Die Person erhält eine Einladung mit einem Link, der sieben Tage gültig ist. Sie öffnet ihn, trägt ihren Namen ein, setzt ihr eigenes Passwort und ist danach mit der vorgesehenen Ebene im Unternehmen. Existiert das Konto bereits, wird es dem Unternehmen einfach hinzugefügt.

Der Vorteil: Sie kennen das Passwort Ihres Kollegen nie.

Offene Einladungen erscheinen unterhalb der Tabelle. Dort können Sie sie erneut senden (das erzeugt einen frischen Link) oder zurückziehen — dann ist der alte Link sofort wertlos.

Weg B — Direkt anlegen

+ Benutzer anlegen. Name, E-Mail und Zugriffsebene. Sie können ein Passwort vergeben oder die Aktivierungsmail schicken lassen. Sinnvoll, wenn Sie ein Konto für jemanden einrichten, der gerade neben Ihnen sitzt.

Zugriffsebene ändern

Bearbeiten auf der Zeile, Position ändern, speichern. Die neue Ebene gilt sofort — die betroffene Person sieht beim nächsten Klick eine andere Seitenleiste.

Hinweis

Ihre eigene Ebene können Sie nicht ändern, und Sie können sich nicht selbst entfernen. Andernfalls könnte man sich versehentlich aus dem eigenen Unternehmen aussperren.

Einzelne Rechte abweichend vergeben

Manchmal passt keine Rolle genau. Ein Standardbenutzer soll ausnahmsweise das das Aktivitätslog lesen dürfen; ein Power User soll bestimmte Daten nicht löschen können.

Rechte auf der Zeile öffnet den Rechtebaum: Modul → Bereich → Aktion. Angehakt ist, was die Person darf. Was von ihrer Rolle abweicht, wird als Zuschlag oder Sperre gekennzeichnet.

Gespeichert wird nur der Unterschied zur Rolle. Das hat eine angenehme Folge: ändern Sie später die Rolle, wirkt die Änderung weiterhin auf alles, was die Person nicht ausdrücklich abweichend gesetzt hat.

Eine Sperre gewinnt immer — auch gegen die Rolle.

Wichtig

Die Rechte des Inhabers lassen sich nicht beschneiden. Wollen Sie den Inhaber einschränken, ändern Sie seine Zugriffsebene; die Inhaberschaft bleibt dabei unangetastet.

Inhaberschaft übertragen

Nur der aktuelle Inhaber kann sie weitergeben: Zum Inhaber machen auf der Zeile des künftigen Inhabers.

In einem Schritt passiert:

• die neue Person wird Inhaber mit der Ebene Unternehmens-Inhaber,
• der vorherige Inhaber wird Unternehmens-Admin und behält damit den vollen Zugriff auf die täglichen Arbeiten,
• etwaige abweichende Einzelrechte des neuen Inhabers werden entfernt.

Wichtig

Nach der Übertragung kann nur noch der neue Inhaber sie zurückgeben. Das ist Absicht — sonst wäre die Übertragung keine.

Jemanden vorübergehend oder dauerhaft ausschließen

• Deaktivieren — das Konto bleibt bestehen, die Anmeldung ist gesperrt. Jederzeit umkehrbar.
• Entfernen — die Mitgliedschaft in diesem Unternehmen endet. Das Konto der Person und ihre Zugehörigkeit zu anderen Unternehmen bleiben unberührt.
• Passwort zurücksetzen — verschickt eine E-Mail, über die die Person sich ein neues Passwort setzt. Sie erfahren es nicht.

Das Aktivitätslog

Modul: Aktivitätslog. Sichtbar für Inhaber, Admin und Auditor.

Aufgezeichnet wird, was zählt: Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldung, Abmeldung, Anlegen, Ändern und Löschen von Belegen und Stammdaten, Finalisieren, Versand, Rollenwechsel, Rechteänderungen, Einladungen, Inhaberwechsel, Einstellungen, Zahlungen, Exporte.

Jeder Eintrag trägt Zeitpunkt, Person, Aktion, Modul, betroffenen Datensatz, IP-Adresse und die Einzelheiten der Änderung.

Sie können nach Person, Aktion, Modul und Zeitraum filtern und die Auswahl als CSV exportieren — für die eigene Dokumentation oder eine Prüfung.

Hinweis

Das Aktivitätslog überlebt das Gelöschte. Wird ein Benutzer oder ein Unternehmen entfernt, bleiben die Einträge erhalten und werden nur vom gelöschten Datensatz abgekoppelt. Eine Historie, die beim Löschen mitverschwindet, wäre keine Historie.