6. E-Rechnung und Belegerfassung

Warum E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per E-Mail. Sie ist ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers ohne Abtippen einlesen kann. Der europäische Standard dafür ist EN 16931; in Deutschland gibt es zwei zugelassene Ausprägungen:

• XRechnung — reines XML. Der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
• ZUGFeRD — ein Hybrid: eine ganz normale, für Menschen lesbare PDF-Datei, in die dasselbe XML unsichtbar eingebettet ist. Ein Mensch sieht die Rechnung, eine Maschine liest die Daten. Technisch eine PDF/A-3-Datei.

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Versand kommt gestaffelt. ZUGFeRD ist der bequeme Weg, weil dieselbe Datei für beide Welten funktioniert.

Modul: E-Rechnung. Im Tarif ab Professional enthalten.

Eine E-Rechnung erzeugen

Auf der Rechnungsseite: E-Rechnung exportieren. Wählen Sie die Formate (XRechnung, ZUGFeRD oder beide) und bei ZUGFeRD das Profil:

• EN 16931 — die europäische Grundregel, nachsichtiger.
• XRechnung 3.0 — die strengere deutsche Ausprägung mit den zusätzlichen BR-DE-Regeln.

Die Plattform rendert Ihre Vorlage zur sichtbaren Seite und baut das XML aus der gespeicherten Rechnung, nicht aus dem PDF. Was in der Datenbank steht, ist die Wahrheit; das PDF ist nur die Ansicht davon.

Der Prüfbericht

Jede Erzeugung wird gegen die offiziellen Regeln geprüft und Sie erhalten den Bericht direkt zu sehen. Häufige Meldungen und was sie bedeuten:

Wichtig

Nur eine gültige E-Rechnung wird archiviert. Schlägt die Prüfung fehl, erhalten Sie die Datei zur Ansicht, aber sie landet nicht im Archiv und kann nicht über PEPPOL versendet werden. Das ist Absicht — ein ungültiger Datensatz würde beim Empfänger abgewiesen.

Weitere Werkzeuge im Modul

• Prüfen — laden Sie eine fremde XML- oder ZUGFeRD-Datei hoch und lassen sie gegen EN 16931 prüfen. Nützlich, wenn ein Lieferant eine E-Rechnung schickt und Sie wissen wollen, ob sie in Ordnung ist.
• Umwandeln — aus einer ZUGFeRD-PDF das eingebettete XML herausholen. Enthält die Datei keines, liest die Plattform die Rechnung aus dem Dokument selbst und legt Ihnen einen Entwurf zur Prüfung vor.
• ERP-Export — jede Rechnungs-PDF in ein strukturiertes Datenmodell überführen, das Sie als JSON oder CSV in Ihre Warenwirtschaft einlesen können. Gelesen wird ausschließlich das Dokument; es fließen keine Daten aus Ihrem Konto ein.

Belege erfassen: der Scanner

Modul: Scannen. In jedem Tarif enthalten.

Aus einem Foto oder Scan wird ein verwertbarer Beleg:

1. Aufnehmen oder hochladen. Kamera am Telefon oder Datei vom Rechner.
2. Zuschneiden. Die Plattform erkennt die Belegkanten selbst und richtet das Bild auf; die vier Ecken lassen sich mit dem Finger oder der Maus nachziehen.
3. Erkennen. Texterkennung liest Verkäufer, Datum, Positionen, Steuersätze und Summen. Kassenbelege werden gegen die aufgedruckte Summe abgeglichen.
4. Prüfen und korrigieren. Alles Erkannte liegt in Feldern, die Sie bearbeiten können. Was Sie hier bestätigen, ist das, was gespeichert wird.
5. Weiterverwenden. Als E-Rechnung exportieren oder direkt als Eingangsrechnung in die Buchhaltung übernehmen.

Beim Erkennen wird das Original — so, wie Sie es zugeschnitten haben — automatisch archiviert. Übernehmen Sie den Beleg in die Buchhaltung, ist er mit der Buchung verknüpft: die Schaltfläche Beleg im Buchungsjournal öffnet ihn jederzeit wieder. So bleibt zu jeder gescannten Eingangsrechnung das Ausgangsdokument erhalten — die Belegfunktion, die die GoBD verlangen.

Hinweis

Ein Kassenbeleg hat keine Rechnungsnummer und oft keinen Empfänger. Beim Export ergänzt die Plattform deshalb eine Belegnummer aus dem Datum, damit die Formatvorgabe erfüllt ist. Ein fehlender Empfänger wird als Hinweis angezeigt und ist kein Fehler.

Tipp

Kassenbelege sind brutto ausgewiesen, die Buchhaltung braucht netto plus Steuer. Diese Umrechnung nimmt die Plattform pro Steuersatz vor, damit die Summe am Ende genau dem entspricht, was auf dem Beleg steht.