4. Die Belegkette

Vor der Rechnung stehen bis zu drei Belege. Sie sind strukturell dasselbe Dokument in verschiedenen Stadien und werden im selben Editor geschrieben:

ANGEBOT  ──►  AUFTRAGSBESTÄTIGUNG  ──►  LIEFERSCHEIN  ──►  RECHNUNG
   A-          AB-                       LS-                2026-

Sie müssen die Kette nicht vollständig durchlaufen. Jeder Beleg kann der erste sein, und Sie können jederzeit direkt zur Rechnung springen.

Modul: Angebote in der Seitenleiste. Im Tarif ab Professional enthalten.

Einen Beleg anlegen

1. Angebote → + Neu, Belegart wählen.
2. Kunden auswählen — oder Namen und Anschrift direkt eintippen.
3. Positionen aus dem Katalog übernehmen oder frei eingeben. Jede Position trägt Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz.
4. Optional: Gültig bis (beim Angebot), Lieferdatum (beim Lieferschein), Bemerkungen, Unterschrift.
5. Speichern. Der Beleg erhält seine Nummer aus dem Nummernkreis seiner Art und den Status Entwurf.

Status und was er bedeutet

Wichtig

Umgewandelt ist endgültig. Sobald aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung geworden ist, lässt sich das Angebot nicht mehr ändern und nicht mehr löschen. Genau das macht die Kette beweiskräftig: der Vorgängerbeleg bleibt exakt so erhalten, wie er beim Umwandeln aussah.

Umwandeln

Auf der Zeile des Belegs finden Sie die Aktion Umwandeln. Der Editor öffnet sich mit allen Positionen und Kundendaten des Vorgängers; Sie können noch etwas ändern und speichern dann. Dabei passiert dreierlei:

• der neue Beleg erhält seine eigene Nummer aus seinem eigenen Nummernkreis,
• Vorgänger und Nachfolger werden miteinander verknüpft,
• der Vorgänger wird auf Umgewandelt gesetzt.

Ein Beleg kann genau einmal umgewandelt werden.

Versenden

E-Mail auf der Belegzeile versendet den Beleg mit der archivierten PDF-Datei im Anhang. Ein Entwurf wechselt dabei auf Gesendet. Beim Lieferschein wird kein Betrag ausgewiesen.

Lieferung verfolgen

Auf dem Lieferschein öffnet die Aktion Versand einen Dialog für Versanddaten:

• Versanddienstleister — DHL, DPD, GLS, Hermes, UPS oder Sonstiger
• Sendungsnummer
• Kunden benachrichtigen — verschickt eine E-Mail „Ihre Lieferung ist unterwegs" mit dem öffentlichen Sendungsverfolgungslink des Dienstleisters

In der Liste erscheint danach ein Link zur Sendungsverfolgung. Bei DHL kann die Plattform den Status automatisch abfragen und den Lieferschein auf Geliefert setzen, sobald die Sendung zugestellt ist.

Hinweis

Versanddaten sind Betriebsdaten, kein Belegtext. Sie lassen sich deshalb auch auf einem bereits umgewandelten Lieferschein noch eintragen — Ware wird häufig erst nach der Rechnung verschickt.

Aus dem Beleg wird die Rechnung

Die Aktion In Rechnung umwandeln öffnet den Rechnungseditor mit allen Daten. Beim Speichern erhält die Rechnung ihre Nummer aus dem Rechnungsnummernkreis, der Ursprungsbeleg wird als Umgewandelt eingefroren und trägt fortan die Nummer der entstandenen Rechnung.