8. Versandwege

Eine Rechnung kann auf drei Wegen zum Empfänger gelangen. Alle drei erscheinen im Verlauf der Rechnung, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, was wann verschickt wurde.

1. E-Mail

In jedem Tarif enthalten, ohne Zusatzkosten.

Auf der Rechnungsseite: Per E-Mail senden. Sie können die Empfängeradresse überschreiben und eine persönliche Nachricht mitgeben.

Angehängt werden die archivierten Dateien — die PDF-Datei und, falls vorhanden, XRechnung und ZUGFeRD. Der Kunde erhält also genau das Dokument, das ausgestellt wurde, nicht eine frisch erzeugte Fassung.

In die Mail wird automatisch der Link zur Zahlungsseite eingefügt.

Wichtig

Vor dem ersten Versand muss die Rechnung einmal ausgegeben worden sein, damit eine archivierte PDF-Datei existiert. Ohne sie meldet die Plattform: „Noch keine archivierte PDF-Datei — Rechnung einmal ausgeben."

2. Brief

Kostenpflichtige Zusatzoption, standardmäßig nicht aktiv. Auf Anfrage schalten wir sie für Ihr Unternehmen frei.

Manche Empfänger wollen Papier — Behörden, ältere Geschäftspartner, oder wenn der Zugang nachgewiesen werden muss. Die Plattform übergibt Ihre Rechnung an einen Druckdienstleister, der sie druckt, kuvertiert und über die Deutsche Post zustellt. Sie brauchen weder Drucker noch Briefmarke.

So läuft es:

1. Auf der Rechnungsseite Per Brief senden.
2. Die Plattform stellt der Rechnung ein DIN-5008-konformes Deckblatt voran, auf dem die Empfängeranschrift exakt an der vorgeschriebenen Stelle steht.
3. Der Brief wird eingereicht und der Verlauf zeigt Brief eingereicht.
4. Innerhalb von Minuten meldet der Dienstleister den Wechsel auf versendet, später zugestellt oder — falls die Adresse nicht stimmt — unzustellbar.

Voraussetzungen: Der Kunde braucht eine vollständige Anschrift mit Name, Straße, Postleitzahl und Ort. Fehlt etwas, verweigert die Plattform den Versand mit einem Hinweis, statt ein unzustellbares Kuvert zu bezahlen.

Kosten pro Brief richten sich nach Seitenzahl und Zustellart; im Inland liegt ein Standardbrief bei etwa 1,14 €.

3. PEPPOL

Kostenpflichtige Zusatzoption, standardmäßig nicht aktiv. Auf Anfrage schalten wir sie für Ihr Unternehmen frei.

PEPPOL ist das europäische Netz für elektronische Geschäftsdokumente. Statt eine Datei per Mail zu schicken, übergeben Sie sie an einen Zugangspunkt, der sie über das Netz direkt in die Software des Empfängers liefert — mit Empfangsbestätigung. Öffentliche Auftraggeber und große Konzerne verlangen zunehmend diesen Weg.

So läuft es:

1. Erzeugen Sie zuerst die XRechnung zur Rechnung (Kapitel E-Rechnung). Nur eine gültige XRechnung kann versendet werden.
2. Auf der Rechnungsseite Per PEPPOL senden.
3. Der Verlauf zeigt PEPPOL eingereicht, danach die Statusmeldungen des Netzes: gesendet, zugestellt, angenommen — oder abgelehnt mit Begründung.

Voraussetzungen:

• Ihre USt-IdNr. muss im Firmenprofil eingetragen sein. Das Zugangsnetz sendet nur Rechnungen, deren Absender es als registrierte Identität kennt; beim ersten Versand richtet die Plattform diese Identität automatisch für Ihr Unternehmen ein.
• Die USt-IdNr. des Empfängers muss eingetragen und formal gültig sein — sie wird mit Prüfsummenverfahren geprüft.
• Bei Behörden gehört zusätzlich die Leitweg-ID in das Feld Käuferreferenz.

Hinweis

Jede Rechnung wird einmal über PEPPOL versendet. Ein zweiter Versuch wird mit dem Hinweis abgewiesen, dass die Rechnung bereits eingereicht wurde — die Rechnungsnummer darf im Netz nur einmal vorkommen. Den aktuellen Zustand sehen Sie jederzeit im Verlauf: die Plattform fragt ihn regelmäßig selbst beim Zugangspunkt ab, Sie müssen dafür nichts einrichten und nichts neu laden.

Welchen Weg wann?