16. Glossar

Die Begriffe, die in diesem Handbuch, in der Oberfläche und im Gespräch mit Steuerberatern, Behörden und Kunden vorkommen.

§ 14 UStG — Der Paragraph, der vorschreibt, was auf einer Rechnung stehen muss, darunter eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer. Deshalb vergibt die Plattform Nummern unter einer Sperre und lässt keine Lücken entstehen.

§ 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) — Wer die Umsatzgrenzen nicht überschreitet, weist keine Umsatzsteuer aus. Im Firmenprofil aktivierbar; die Rechnung trägt dann den entsprechenden Hinweis und die E-Rechnung die Steuerkategorie E.

§ 35a GmbHG — Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen von Kapitalgesellschaften: Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführung. Im Firmenprofil hinterlegbar und in Vorlagen einbindbar.

§ 146 Abs. 4 AO — Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Deshalb ist eine festgeschriebene Buchung unveränderlich und wird per Storno korrigiert.

ACL (Access Control List) — Die Liste der erlaubten Handlungen hinter einer Rolle. In diesem Handbuch als Berechtigungen bezeichnet.

Add-on — Ein einzeln gekauftes Modul aus einem höheren Tarif, ohne den Tarif selbst zu wechseln.

Aktivitätslog — Das Modul, das aufzeichnet, wer wann was getan hat: Anmeldung, Änderungen an Belegen und Stammdaten, Rollenwechsel, Versand, Zahlungen. Filterbar und als CSV exportierbar. Sichtbar für Inhaber, Unternehmens-Admin und Auditor.

Aktivierungslink — Der einmalige Link aus der Willkommens- oder Einladungsmail, über den eine Person ihr eigenes Passwort setzt. Sieben Tage gültig.

Auftragsbestätigung (AB) — Der Beleg, mit dem Sie einen angenommenen Auftrag bestätigen. Zweite Stufe der Belegkette, eigener Nummernkreis (AB-).

Auditor — Zugriffsebene: liest alle Geschäftsdaten und das Aktivitätslog, verändert nichts.

Aufbewahrungsfrist — Wie lange Sie Rechnungen und Buchungsbelege aufbewahren müssen: acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO). Seit dem 1. Januar 2025 sind es acht statt zehn Jahre — verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und gilt für ausgehende wie eingehende Rechnungen. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz aufzubewahren, nicht nur die Sichtfassung.

Belegkette — Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung. Jede Stufe friert die vorige als umgewandelt ein.

BT-Nummern (BT-1, BT-31, BT-48, BT-152 …) — Die genormten Feldnummern der EN 16931. BT steht für Business Term. BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-31 die USt-IdNr. des Verkäufers, BT-48 die des Käufers, BT-152 der Steuersatz einer Position. Prüfberichte sprechen in diesen Nummern.

BU-Schlüssel — Der Steuerschlüssel im DATEV-Format. Bleibt in unserem Export leer, weil die verwendeten Automatikkonten ihren Steuersatz schon enthalten.

Buchungssatz — Die doppelte Erfassung eines Vorgangs: Soll an Haben. Bei gemischten Steuersätzen eine Zeile pro Satz.

CAMT.053 — Das XML-Format für Kontoauszüge nach ISO 20022. Der moderne Standard im deutschen Online-Banking und das bevorzugte Importformat.

DATEV — Das Softwarehaus, dessen Formate und Kontenrahmen in Deutschland Standard sind. Der Export erzeugt einen Buchungsstapel im EXTF-Format.

EN 16931 — Die europäische Norm für die elektronische Rechnung. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD sind Ausprägungen davon.

EPC-QR / Girocode — Der QR-Code nach EPC069-12. Gescannt mit der Banking-App füllt er eine SEPA-Überweisung vor: Empfänger, IBAN, Betrag, Verwendungszweck.

Entwurf — Ein Beleg oder eine Buchung, die noch frei bearbeitbar ist.

Festschreiben — Eine Buchung endgültig machen. Danach nur noch Storno.

FinTS — Der deutsche Standard für Online-Banking-Schnittstellen (früher HBCI). Über ihn holt die Plattform Ihre Umsätze, wenn Sie Ihr Konto verbinden.

Freischaltung / Modulfreigabe — Die tarifabhängige Antwort auf die Frage, ob Ihr Unternehmen ein Modul überhaupt benutzen darf. Unabhängig von der Rolle.

GoBD — Die Verwaltungsvorschrift zur ordnungsmäßigen Führung elektronischer Bücher und zum Datenzugriff. Quelle der Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung.

Grundbuch — Die zeitnahe, fortlaufende Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. In der Plattform das Buchungsjournal.

Inhaber — Die eine Person, die ein Unternehmen besitzt. Eine Eigenschaft, keine Rolle: sie wird übertragen, nicht zugewiesen.

Kontenrahmen — Das Nummernsystem der Buchhaltungskonten. SKR03 ist nach Prozessen gegliedert und weit verbreitet, SKR04 nach dem Jahresabschluss.

Leitweg-ID — Die Adresskennung eines öffentlichen Auftraggebers in Deutschland. Bei Rechnungen an Behörden Pflicht; einzutragen im Feld Käuferreferenz (BT-10).

Lieferschein — Der Beleg, der die gelieferte Ware ohne Preise ausweist. Dritte Stufe der Belegkette, eigener Nummernkreis (LS-), Träger der Versanddaten.

Mahnwesen — Der automatische Ablauf aus Zahlungserinnerung (3 Tage nach Fälligkeit) und Mahnung (14 Tage).

Mitgliedschaft — Die Verbindung einer Person mit einem Unternehmen, samt ihrer Zugriffsebene dort.

MT940 — Das ältere SWIFT-Format für Kontoauszüge. Wird beim Import erkannt.

Nummernkreis — Die Regel, nach der Belegnummern gebildet werden: Präfix, Format und Zurücksetzen. Jede Belegart hat einen eigenen.

Offene Posten (OPOS) — Alle festgeschriebenen Buchungen, die nicht vollständig bezahlt sind, getrennt nach Forderungen und Verbindlichkeiten, mit Tagen über Fälligkeit.

PDF/A-3 — Die Langzeitarchiv-Variante von PDF, die Dateianhänge erlaubt. Das ist die technische Grundlage von ZUGFeRD: die Rechnungs-PDF trägt das XML in sich.

PEPPOL — Das europäische Netz für elektronische Geschäftsdokumente. Man übergibt sein Dokument einem Zugangspunkt, der es beim Empfänger einliefert und den Zustellstatus zurückmeldet.

Prüfbericht — Das Ergebnis der Prüfung einer E-Rechnung gegen die offiziellen Regeln. Nur eine gültige E-Rechnung wird archiviert und versendet.

RBAC (Role-Based Access Control) — Rollenbasierte Zugriffssteuerung: Sie vergeben eine Rolle, und die Rolle bringt die erlaubten Handlungen mit.

Rolle / Zugriffsebene — Was eine Person in einem Unternehmen tun darf. Sechs Stufen von Inhaber bis Gast, ergänzbar durch abweichende Einzelrechte.

Sperre (Einzelrecht) — Ein einzelnes Recht, das einer Person ausdrücklich entzogen wird. Eine Sperre gewinnt immer, auch gegen die Rolle.

Soll und Haben — Die beiden Seiten einer Buchung. Bei einer Ausgangsrechnung steht die Forderung im Soll, der Erlös und die Umsatzsteuer im Haben.

Storno — Die Gegenbuchung, die eine festgeschriebene Buchung aufhebt. Beide bleiben sichtbar und sind verknüpft.

Steuerkategorie — Ein Erlös- oder Aufwandskonto aus dem Kontenrahmen. Weil ein deutsches Konto seine umsatzsteuerliche Behandlung mitbringt, ergibt die Wahl der Kategorie zugleich Steuersatz und Umsatzsteuerkategorie der E-Rechnung.

Stripe — Der Zahlungsdienstleister. Zwei getrennte Rollen: er zieht Ihr Abonnement ein, und er kann — über eine eigene Verbindung — Kartenzahlungen Ihrer Kunden direkt auf Ihr Konto abwickeln.

Umgewandelt — Der eingefrorene Zustand eines Belegs, aus dem der nächste entstanden ist. Nicht mehr änderbar, nicht mehr löschbar.

USt-IdNr. — Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, beginnend mit dem Länderkürzel (DE…). Pflichtangabe bei innergemeinschaftlichen Geschäften und Voraussetzung für den PEPPOL-Versand.

UStVA — Die Umsatzsteuer-Voranmeldung: Umsatzsteuer minus Vorsteuer ergibt die Zahllast an das Finanzamt.

Verlauf — Die Sendungsverfolgung der Rechnung: erstellt, finalisiert, versendet, angesehen, gemahnt, zugestellt, bezahlt.

Verwendungszweck — Das Textfeld einer Banküberweisung. Steht dort die Rechnungsnummer, findet die automatische Zuordnung die Rechnung sofort.

Vorsteuer — Die Umsatzsteuer, die Sie selbst an Lieferanten gezahlt haben und vom Finanzamt zurückerhalten.

Webhook — Eine Rückmeldung von außen an die Plattform: der Zahlungsdienstleister meldet eine Zahlung, der Briefdienstleister eine Zustellung, das PEPPOL-Netz einen Statuswechsel. Jede Rückmeldung wird auf ihre Signatur geprüft.

Wertstellungsdatum — Das Datum, zu dem die Bank eine Zahlung wirksam werden lässt. Es ist das Datum, das im Verlauf als Zahlungsdatum erscheint — nicht das Datum, an dem Sie die Zuordnung bestätigt haben.

XRechnung — Die deutsche Ausprägung der EN 16931 als reines XML. Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, mit zusätzlichen deutschen Regeln (BR-DE).

ZUGFeRD — Der hybride Standard: eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebettetem XML. Ein Mensch sieht das Dokument, eine Maschine liest die Daten.

Zugangspunkt (Access Point) — Der zertifizierte Dienstleister, der Ihre Rechnung in das PEPPOL-Netz einliefert.