9. Zahlungen

Die Zahlungsseite

Jede ausgestellte Rechnung hat eine öffentliche Zahlungsseite. Der Link steht in jeder Rechnungs-E-Mail und in jeder Mahnung. Er enthält einen langen, nicht erratbaren Schlüssel; wer ihn hat, sieht genau diese eine Rechnung — Nummer, Betrag, Zahlungsstand — und nichts weiter. Eine Anmeldung ist nicht nötig, und das ist der Zweck: Ihr Kunde soll nicht erst ein Konto anlegen müssen, um zu bezahlen.

Auf der Seite stehen:

• Girocode — der Kunde scannt mit seiner Banking-App und hat die SEPA-Überweisung vorbereitet vor sich: Empfänger, IBAN, Betrag, Verwendungszweck. Kostenlos, für jeden verfügbar, sobald im Firmenprofil eine IBAN eingetragen ist.
• Karte oder Wallet — nur wenn Sie unter Abrechnung → Kartenzahlung Ihr eigenes Stripe-Konto verbunden haben. Das Geld fließt dann direkt an Sie.

Beim ersten Öffnen erscheint im Verlauf der Rechnung der Eintrag Angesehen.

Kontoauszüge einlesen

Modul: Banking. Im Tarif ab Business enthalten.

Es gibt zwei Wege, Zahlungseingänge in die Plattform zu bekommen.

Weg A — Datei hochladen

Exportieren Sie den Kontoauszug aus Ihrem Online-Banking und laden ihn hoch. Erkannt werden:

• CAMT.053 — das XML-Format, das praktisch jede deutsche Bank anbietet
• MT940 — das ältere SWIFT-Format
• CSV — die Tabellenexporte der gängigen Banken

Es geht keine Verbindung zu Ihrer Bank; es ist eine Datei.

Tipp

Denselben Auszug zweimal hochzuladen ist harmlos. Jede Buchung erhält einen Fingerabdruck aus Datum, Betrag, IBAN und Verwendungszweck; bereits bekannte Buchungen werden übersprungen. Sie dürfen sich ruhig überlappende Zeiträume holen.

Weg B — Bankkonto verbinden (FinTS)

Banking → Bankverbindung. Einmalig eingeben:

• Bankleitzahl
• FinTS-Adresse Ihrer Bank
• Zugangskennung und PIN
• das Konto, das Sie auswählen, nachdem die Plattform Ihre Konten abgefragt hat

Die PIN wird verschlüsselt gespeichert. Danach holt die Plattform alle sechs Stunden neue Umsätze; Jetzt abrufen geht jederzeit sofort.

Optional: Automatisch bestätigen. Dann werden eindeutige Treffer ohne Ihr Zutun gebucht — die Rechnung wird bezahlt, die Buchhaltung nachgeführt und beide Seiten benachrichtigt. Das ist der vollständig geschlossene Kreis.

Wichtig

Manche Banken verlangen beim Verbindungsaufbau eine TAN. Die Plattform zeigt die Abfrage an; Sie geben die TAN ein und die Verbindung wird gespeichert. Verlangt Ihre Bank später erneut eine TAN, schlägt der automatische Abruf fehl und die Bankverbindung wird als fehlerhaft markiert — verbinden Sie sie dann im Dialog neu.

Zuordnung

Beim Einlesen vergleicht die Plattform jede Buchung mit Ihren offenen Rechnungen und mit offenen Eingangsrechnungen aus der Buchhaltung:

Kennzeichnung	Wann
Eindeutig	Betrag und Rechnungsnummer im Verwendungszweck stimmen
Vorschlag	genau ein Kandidat stimmt in einem der beiden Punkte
ohne	mehrere oder kein Kandidat — Sie ordnen manuell zu

Ihre Möglichkeiten in der Liste:

• Bestätigen — die Zuordnung übernehmen
• Alle eindeutigen bestätigen — in einem Schritt
• Zuordnen — die richtige Rechnung selbst auswählen
• Ignorieren — für Bankgebühren, Privatentnahmen, alles was keine Belegzahlung ist

Was beim Bestätigen passiert

1. Die Rechnung wechselt auf Bezahlt.
2. Der zugehörige Buchungssatz erhält den Zahlungsstand — bezahlt, oder teilweise, solange nicht der ganze Betrag beglichen ist. Damit verschwindet der Posten aus der Liste der offenen Posten.
3. Ihr Kunde erhält eine Zahlungsbestätigung, Sie selbst eine Benachrichtigung über den Eingang.
4. Im Verlauf der Rechnung erscheint Bezahlt — mit dem Wertstellungsdatum der Bank, nicht dem Datum Ihres Klicks.

Kartenzahlungen über die Zahlungsseite laufen durch dieselbe Verarbeitung. Sie erscheinen als Buchung im Banking und führen zum identischen Ergebnis; jede Zahlung geht denselben Weg, unabhängig davon, wie sie hereingekommen ist.

Mahnwesen

Standardmäßig aktiv, ohne Zusatzkosten. Abschaltbar auf Anfrage.

Die Plattform prüft stündlich, welche Rechnungen überfällig sind:

Stufe	Zeitpunkt	E-Mail
1	3 Tage nach Fälligkeit	freundliche Zahlungserinnerung
2	14 Tage nach Fälligkeit	Mahnung

Beide enthalten Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und den Link zur Zahlungsseite. Jede Stufe wird genau einmal versendet und erscheint im Verlauf der Rechnung.

Hinweis

Gemahnt wird nur, was gemahnt werden kann: die Rechnung muss ausgestellt, unbezahlt und überfällig sein, und beim Kunden muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Rechnungen ohne Kunden-E-Mail bleiben in den offenen Posten stehen und warten auf einen Menschen. Eine Rechnung, die bereits eine Mahnung erhalten hat, bekommt nachträglich keine Erinnerung mehr.