3. Erste Schritte

Die Oberfläche

Nach der Anmeldung sehen Sie drei Bereiche:

• Seitenleiste links — Ihre Module, gruppiert in Hauptmenü, Design, Regeln und Verwaltung. Es erscheinen nur Module, die Ihr Tarif enthält und Ihre Rolle erlaubt. Eine leere Stelle ist keine Fehlfunktion, sondern die Zugriffssteuerung bei der Arbeit.
• Kopfzeile oben — Firmenumschalter, Sprachumschalter, Hell/Dunkel-Modus und Ihr Profilmenü.
• Arbeitsfläche — das geöffnete Modul.

Dieses Handbuch ist aus dem Portal heraus immer erreichbar — an drei Stellen, damit Sie es finden, wo Sie es erwarten: unten in der Seitenleiste (Handbuch), im Profilmenü hinter Ihrem Namen und über das ?-Symbol in der Kopfzeile. Es öffnet in einem neuen Tab, in der Sprache, in der Sie gerade arbeiten.

Firmenumschalter

Gehören Sie zu mehreren Unternehmen, wählen Sie oben rechts das aktive aus. Die gesamte Anwendung zeigt danach ausschließlich die Daten dieses Unternehmens: seine Rechnungen, seine Kunden, seine Mitglieder. Auch Ihre Rechte gelten pro Unternehmen — Sie können in einem Inhaber und in einem anderen nur Gast sein.

Firmenprofil vervollständigen

Unternehmen → Ihr Unternehmen → Bearbeiten, oder Unternehmen → Bearbeiten.

Diese Angaben erscheinen auf jeder Rechnung und werden in die E-Rechnung übernommen. Bitte vollständig ausfüllen, bevor Sie die erste Rechnung schreiben:

Wichtig

Ohne USt-IdNr. ist kein PEPPOL-Versand möglich — das Zugangsnetz prüft, ob der Absender einer Rechnung zu einer registrierten Identität gehört. Ohne IBAN entsteht kein Girocode auf der Zahlungsseite.

Nummerierung prüfen

Regeln → Nummerierung. Jede Belegart hat ihren eigenen, unabhängigen Nummernkreis. Ein Angebot verbraucht also niemals eine Rechnungsnummer.

Einstellbar sind Präfix, Format und Zurücksetzen. Im Format steht YYYY für das Jahr, MM für den Monat, und eine Nullenfolge für die laufende Nummer — die Länge der Nullenfolge bestimmt die Auffüllung. YYYY-0000 erzeugt also 2026-0001. Zurücksetzen kann nie, jährlich oder monatlich erfolgen.

Wichtig

Rechnungsnummern müssen nach § 14 UStG fortlaufend und eindeutig sein. Die Plattform vergibt sie deshalb unter einer Sperre: selbst wenn zwei Personen gleichzeitig speichern, erhält jede eine eigene Nummer und es entsteht keine Lücke. Ändern Sie das Format möglichst nur zum Jahreswechsel.

Steuerkategorien

Regeln → Steuerkategorien. Hier liegt der DATEV-Kontenrahmen, den Ihre Buchhaltung verwendet — SKR03 (Prozessgliederung, der verbreitete Standard) oder SKR04 (Abschlussgliederung). Ein deutsches Erlöskonto sagt zugleich, wie es umsatzsteuerlich behandelt wird. Wenn Sie in der Rechnung eine Kategorie wählen, ergeben sich daraus automatisch beides: der Steuersatz und die Umsatzsteuerkategorie der E-Rechnung.

Sie müssen hier nichts anlegen — der vollständige Standardkontenrahmen ist vorhanden. Eigene Kategorien können Sie ergänzen.

Kunden und Katalog

• Kunden — Anschrift, Kontakt und USt-IdNr. Die USt-IdNr. des Kunden wird als BT-48 in die E-Rechnung übernommen und ist bei PEPPOL-Empfängern Pflicht.
• Katalog — Produkte und Leistungen in einer gemeinsamen Liste. Jeder Eintrag trägt Einheit, Preis und eigenen Steuersatz; beim Einfügen in eine Rechnung wird der Steuersatz je Position mitgenommen.

Tipp

Legen Sie Ihre zehn häufigsten Positionen einmal im Katalog an. Danach ist eine Rechnung eine Sache von Sekunden, und die Steuersätze stimmen immer.

Ihr Profil

Über das Profilmenü oben rechts ändern Sie Namen, Telefonnummer und Passwort. Die E-Mail-Adresse ist Ihr Benutzername — sie wird von der Administration Ihres Unternehmens geändert, nicht im eigenen Profil.